Contesto

Nata da una piccola realtà artigianale nel 1996, E.R.Lux è divenuta leader nel settore dell'impiantistica ad uso civile, terziario e industriale, e nell'applicazione delle nuove tecnologie green a servizio della collettività.

L'azienda si è rivolta a Librasoft per la realizzazione di un software custom che la supportasse nella gestione delle commesse e nell'organizzazione della forza lavoro, con la possibilità di integrare ulteriori interventi non programmati, digitalizzando e semplificando il proprio lavoro.

Analisi

Un'approfondita analisi della situazione aziendale ci ha consentito una progettazione accurata e completa. L'azienda gestiva le proprie commesse e la propria forza lavoro attraverso differenti e numerosi moduli cartacei riempiti manualmente, i quali rendevano l'organizzazione del lavoro complessa e laboriosa, soggetta a continui rischi di errore.

Soluzione

La gestione delle commesse aziendali e della forza lavoro è semplificata grazie al software, il quale per ciascuna commessa consente:

  • l'individuazione di responsabili tecnici e commerciali
  • la pianificazione dei turni di lavoro degli operai, con la formazione di squadre e la scelta di capisquadra e vice capisquadra
  • l'interazione tra operai e responsabili attraverso note, foto e documenti in tempo reale
  • la creazione, da parte degli operai, di rapporti di intervento per lavori non previsti

È, inoltre, possibile coordinare le assenze (permessi e ferie) degli operai e assegnare gli automezzi aziendali, mantenendo il sistema sempre aggiornato.

Utenti

Il sistema prevede differenti livelli di accesso alle funzionalità in base al tipo di utente. Mentre gli amministratori gestiscono le anagrafiche e la pianificazione attraverso un portale web, gli operai hanno a disposizione un’applicazione utilizzabile da dispositivo iOS o Android.

Amministratore

Gli utenti amministratori, all'interno di un'unica interfaccia, possono visualizzare e gestire tutte le informazioni del sistema, dall'organizzazione delle commesse aziendali alla pianificazione della forza lavoro.

Sono previsti tre differenti livelli di gestione amministrativa: pianificatore, non pianificatore e amministrazione. Mentre il pianificatore può visualizzare e modificare tutte le informazioni presenti nel sistema, le altre due tipologie di utente potranno visualizzare e modificare solo parti di esse, in base al proprio livello di accesso.

Pianificazione turni

Gli amministratori possono gestire i diversi lavori attraverso un calendario, assegnando giorno per giorno (ed eventualmente per specifiche fasce orarie) gli operai ai diversi cantieri.

Durante questa fase, il pianificatore può nominare i referenti tecnici e commerciali, il caposquadra e il vice caposquadra di ogni team, determinare il numero di ore necessarie al completamento del lavoro, inserire note, foto e documenti pdf.

Assegnazione automezzi

Consultando il calendario, il pianificatore può assegnare gli automezzi aziendali ai singoli operai. Il sistema calcolerà in automatico, basandosi sul numero di posti di ogni automezzo, se vi sono operai senza trasporti per raggiungere un determinato cantiere. Gli automezzi sono assegnati a ciascun operaio, affinché, in caso di differente assegnazione di un lavoratore, l'automezzo cambi cantiere insieme ad esso.

Rapporti d'intervento

In caso si presenti la necessità di un intervento urgente, non previsto da una commessa, il pianificatore può predisporre un rapporto di intervento, assegnando ad esso gli operai necessari e dando alla lavorazione una priorità superiore.

Operaio

Gli operai possono tenere sotto controllo giorno per giorno i cantieri a cui sono assegnati, controllandone informazioni, creando rapporti di interventi (in caso di lavori non previsti), e interagendo con le commesse inviando note, foto e documenti pdf.

I lavoratori sono distinti in operai e terzisti. Entrambi gli account possono visualizzare il calendario dei lavori a cui sono assegnati e le informazioni relative a ciascun cantiere, mentre solo gli operai potranno essere designati come capisquadra o vice capisquadra.

Visualizzazione turni

Grazie al layout chiaro ed intuitivo dell'applicazione, gli operai possono visualizzare in qualsiasi momento i propri turni in riferimento al cantiere a cui sono stati assegnati, con gli orari, le informazioni ad esso riferite e i membri del proprio team. Al termine di ciascuna giornata, potrà segnalare le ore lavorate all’amministrazione compilando un semplice form.

Compilazione rapporto d'intervento

In caso di lavori non previsti da una commessa, l'operaio può creare un rapporto d'intervento, indicando informazioni utili al calcolo del costo finale, come gli operai coinvolti, le ore impiegate, eventuale materiale impiegato, straordinari, ecc.

Il sistema permette la registrazione della firma grafometrica dell'operaio che lo ha compilato e quella del cliente per presa visione, poi si occupa automaticamente di generare un pdf con carta intestata e di mandarlo per email all'amministrazione e al cliente stesso.

Calendario

L'applicazione permette al lavoratore di visualizzare l'intero calendario dei cantieri a cui è assegnato, suddiviso per giorno e per turno.

Commesse

Nella sezione Commesse è riportato l’elenco delle commesse a cui l’operaio è assegnato, con possibilità di esaminarne il dettaglio.

Dettaglio commesse

All'interno di ciascuna commessa, l'operaio potrà vedere differenti tipi di informazioni, suddivise in sezioni:

  • Info: nome del cliente, contatti, data di inizio e fine
  • Team: operai e amministratori assegnati a quella commessa
  • Note: informazioni inserite da amministratori ed operai, con informazioni relative a chi le ha aggiunte e quando
  • Allegati: fotografie e documenti pdf relativi al cantiere
  • Rapporti: elenco degli eventuali rapporti di intervento compilati

Notifiche push

Lo sviluppo di un sistema di notifiche push permette agli utenti di rimanere sempre aggiornati sullo stato di una commessa. Gli amministratori potranno notificare agli operai un cambiamento di programmazione, la richiesta di compilazione di informazioni mancanti o l’inserimento di un nuovo dato all’interno di una commessa, mentre gli operai potranno inviare una notifica per la terminazione di un lavoro o la compilazione di un rapporto d’intervento, o ancora l’aggiunta di un nuovo dato.

Benefici

La nostra soluzione ha il principale vantaggio di coordinare in maniera centralizzata decine di dipendenti di E.R.Lux. Ciò che prima veniva fatto manualmente con dei file Excel o su un foglio di carta, ora viene fatto da un'interfaccia web che permette di ridurre al minimo gli errori e di condividere le decisioni degli amministratori ai propri dipendenti in tempo reale.

La possibilità di scambiarsi note, foto e documenti per ogni commessa permette una più agile reperibilità delle informazioni, semplificando il lavoro dei tecnici e dei commerciali che hanno tutto a portata di smartphone.

La compilazione digitale dei rapporti di intervento, con registrazione delle firme grafometriche e generazione istantanea dei pdf, riduce il rischio di contenziosi e aumenta il livello di trasparenza e fiducia di E.R.Lux nei confronti dei propri clienti.

Infine la registrazione delle ore effettivamente impiegate da ogni operaio nelle loro commesse permette una corretta analisi delle tempistiche, fondamentale sia a livello amministrativo che commerciale.

Hai un progetto da condividere con noi? Hai un desiderio o una necessità particolare? Noi di Librasoft troveremo la soluzione migliore alle tue esigenze.

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